"To-do" liste su moćan alat i mnogi zaposleni ljudi ih koriste, ali prema istraživanju iDoneThis, 41% sadržaja liste nikada se ne ispuni. Osim toga, više od polovine ljudi sastavljaju "to-do" listu isti dan kad bi trebalo da je izvrše.
Iako su "to-do" liste vrlo popularne, mogu vam remetiti uspeh, uveren je Kevin Kruse, pisac dela "15 Secrets Successful People Know About Time Management".
"To-do" liste ne pomažu pri rešavanju bitnih zadataka
U podužem istraživanju o upravljanju vremenom, Kruse je ispitao 200 milijardera, Olimpijaca, najboljih studenata i preduzetnika. Od njih je tražio najbolje savete.
- Niko od njih nije spomenuo "to-do" listu - tvrdi.
To je zato što ove liste imaju tri velika nedostatka, tvrdi Kruse:
1. ne uzimaju u obzir vreme. Kad imaju puno zadatka pred sobom, ljudi se bacaju na one koje mogu obaviti u tri minute, a duŽe zadatke ostavljaju nerešenima;
2. Ne razlikuju hitno i bitno. Na "to-do" listama nema vremenskih ograničenja, pa bitne zadatke ljudi često zanemaruju.
- Mi nagonski rešavamo hitno, a zanemarujemo bitno - kaže.
3. Doprinose stresu. Za ovo je zaslužan takozvani Zeigarnik-efekt. Ljudi se prisećaju nedovršenih zadataka, a to vodi do nekontrolisanih misli. Lista nedovršenih stvari podstiče nesanicu, tvrdi Kevin.
Šta učiniti?
Kruse tvrdi da najefikasnije ljude rade s kalendarima. Kako bi svoj kalendar iskoristili maksimalno, držite se sledeća tri pravila:
1.najbitnije zadatke stavite u vremenske blokove. Ne dopustite da vam se kalendar napuni nasumično. Naučite da odbijete neke zadatke.
- Razjasnite svoj život, odredite prioritete, te za najbitnije stvari odvojite "sveto vreme" - savetuje Kruse.
Na primer, možete odvojiti dva sata ujutro za strateško planiranje, ili drugi projekt koji potiče napredak. Isključite mejl, mobilni telefon stavite na profil "bez mreže" i fokusirajte se na čistu produktivnost.
U kalendar bi takođe trebalo da ubacite i vežbe, druženja s prijateljima, izlaske sa dragom osobom, i druge stvari koje su u skladu s vašim osnovnim vrednostima. A Kruse predlaže i da odredite vreme za manje bitne stvari, samo u kraćim periodima. Na primer, telefonirajte jedan sat nedeljno.
2.Koristite 15-minutne odsečke. Većina kalendara je podeljena na vremenske odsečke od pola sata, a Kruse predlaže da se to dodatno prepolovi i da pomno promotrite koliko svaki pojedini zadatak traje pre nego što ga upišete.
- Kad koristite 15-minutne odsečke, moći ćete obaviti više zadataka u danu. Ultra-produktivni ljudi troše samo onoliko vremena koliko je potrebno - nastavlja Kevin.
3.Sve zakazujte.Umesto da mejl proveravate svakih nekoliko minuta, zakažite, na primer, tri različita doba dana kad ćete ga gledati, kaže Kruse. Umesto da na "to-do" listu napišete "nazovi sestru", stavite to u kalendar. Još bolje, odredite kratak vremenski blok svako popodne za povratne pozive.
Ono što zakažete, to ćete i učiniti.
- Kad se prisilite da odaberete specifično vreme i tačan datum, redovno ćete obavljati stvari i riješićete se stresa - uveren je Kruse.
Kevin takođe naglašava da je u početku teško proceniti koliko pojedini zadatak traje, ali uz vreme ćete steći iskustvo, i postajaće vam sve lakše da se držite rasporeda. Dalje, predlaže i da za neke zadatke odvojite i malo širu marginu, na primer, ako smatrate da vam za ručak treba pola sata, napišite 45 minuta.
- Uvek će biti neočekivanih stvari - na primer, ćerka će vas nazvati da je pokupite u podne iz škole jer je bolesna. Ako ne izbiju nikakve situacije, iskoristite to vreme za opuštanje i kreativno razmišljanje - kaže Kruse.